Datenschutz

für Flottenfuchs.at – ein Service der Scalemation e.U.
Gonzagagasse 16/28, 1010 Wien • UID: ATU80854014 • FN: 664423v
Kontakt: office@flottenfuchs.at
(Stand: 21.10.2025, v1)

Verantwortlicher
Scalemation e.U., Gonzagagasse 16/28, 1010 Wien, Österreich
E‑Mail: office@flottenfuchs.at
Zwecke der Verarbeitung
Bereitstellung und Betrieb von Fuhrpark‑Services (digitale Fahrzeug‑/Vertragsverwaltung, Termin‑ und Pflichtenmanagement, Schaden‑ und Strafenmanagement, Reporting).
Kommunikation, Terminorganisation, Eskalationen gemäß Kundenauftrag.
Vertragsabwicklung, Abrechnung, Nachweis‑ und Dokumentationspflichten.
IT‑Sicherheit, Missbrauchsprävention, Rechtsdurchsetzung.
Kategorien personenbezogener Daten
Kundendaten: Ansprechpartner, Kontaktdaten, Organisationszuordnung.
Fahrerdaten: Name, Kontaktdaten, Führerschein‑Stammdaten (Klassen, Gültigkeit), Teilnahme an Kontrollen/Unterweisungen.
Fahrzeug‑/Vertragsdaten: Kennzeichen, VIN, Versicherer, Leasing‑/Serviceinformationen, Termin‑/Prüfprotokolle.
Schaden/Verstoß: Schadendetails, Fotos, Kostenvoranschläge, Bescheide, Fahrerzuordnung.
Nutzungsdaten: System‑/Zugriffsprotokolle, Kommunikations‑/Ticketdaten.
Optional/je nach Auftrag: Verbrauch/Telemetrie (sparsam, zweckgebunden).
Rechtsgrundlagen
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung/‑anbahnung) – insbesondere gegenüber Kunden und deren Fahrern/Ansprechpartnern.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen): effiziente Fuhrparksteuerung, IT‑Sicherheit, Nachweisführung und Rechtsdurchsetzung; Interessenabwägung zugunsten minimaler, zweckgebundener Verarbeitung.
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Rechtspflichten), soweit zutreffend (z. B. steuerliche Aufbewahrung).
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) – nur dort, wo erforderlich (z. B. optionale Telemetrie/Tracking, Marketing‑Kommunikation).
Empfänger und Auftragsverarbeiter
Zur Bereitstellung unserer Leistungen nutzen wir IT- und Cloud-Dienstleister (z. B. Plattformen für Fuhrparkmanagement, Hosting-, Support- und Kommunikationsdienste). Diese Anbieter verarbeiten Daten ausschließlich in unserem Auftrag auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO.
Prozesspartner: Werkstätten, Sachverständige, Mietwagen/Logistik, Versicherer/Leasing, Behörden (z. B. Fahrerbenennung), Rechtsdienstleister nach Weisung des Kunden.
Alle Empfänger werden vertraglich verpflichtet; Auftragsverarbeiter handeln weisungsgebunden.
Übermittlungen in Drittländer
Eine Übermittlung in Drittstaaten ist nicht vorgesehen. Sollte sie ausnahmsweise erforderlich sein, erfolgt sie nur unter Einhaltung der Art. 44 ff. DSGVO (z. B. Standardvertragsklauseln/Angemessenheitsbeschluss) und nach Information des Kunden.
Speicherdauer
Geschäfts‑/Buchhaltungsdaten: nach österreichischem Recht regelmäßig 7 Jahre.
Schaden/Verstoß‑Akten: bis zur abschließenden Erledigung zzgl. angemessener Verjährungsfristen.
Telemetrie/Protokolle: so kurz wie möglich; Standard‑Richtwerte: operative Backups ≥ 30 Tage, Zugriffs‑/Systemlogs ≥ 180 Tage.
Längere Speicherungen nur, soweit rechtlich erforderlich oder zur Geltendmachung/Abwehr von Ansprüchen notwendig.
Rechte der betroffenen Personen
Betroffene haben – im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen – Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. e/f DSGVO.
Anfragen bitte an: office@flottenfuchs.at. Wir reagieren innerhalb von 30 Tagen. Bei offenkundig unbegründeten/exzessiven Anfragen können Gebühren verlangt werden (Art. 12 Abs. 5 DSGVO).
Sicherheitsmaßnahmen (TOMs – Überblick)
Rollen‑ und berechtigungsbasiertes Zugriffskonzept („Need‑to‑know“), möglichst MFA.
Verschlüsselung bei Transport/Speicherung (plattformabhängig), regelmäßige Rechte‑Reviews und Protokollierung.
Backup/Restore‑Prozesse, Endgeräte‑Sicherheit (Verschlüsselung/MDM), Mitarbeiterschulungen, Incident‑Prozesse.
Protokollierung, Cookies und Online‑Dienste
Server‑Logs: IP‑Adresse, Zeitstempel, Request‑Daten – zur Gewährleistung von Betrieb/Sicherheit; Löschung nach kurzen Fristen.
Cookies/Analytics: Werden nur eingesetzt, wenn technisch notwendig oder mit Einwilligung. Details (Tools, Laufzeiten, Opt‑out) führen wir – sofern relevant – in einem Cookie‑Banner/Cookie‑Dokument aus.
Kommunikationsdienste (E‑Mail, App/Portal): Verarbeitung der Nutzungs‑/Metadaten zur Ticketbearbeitung und Nachweisführung.
Pflicht zur Bereitstellung
Die Bereitstellung bestimmter Daten ist für die Vertragserfüllung erforderlich (z. B. Fahrer‑/Fahrzeugstammdaten, Termine, Nachweise). Ohne diese Daten können Leistungen ganz oder teilweise nicht erbracht werden.
Automatisierte Entscheidungen/Profiling
Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung iSd Art. 22 DSGVO statt. Analysen/Reports dienen der Effizienz‑ und Compliance‑Steuerung des Fuhrparks.
Anfragen und Beschwerden
Für Datenschutzanliegen: office@flottenfuchs.at.
Sie haben weiters das Recht, sich bei der österreichischen Datenschutzbehörde zu beschweren:
Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42
1030 Wien
Telefon: +43 1 52 152-0
E‑Mail: dsb@dsb.gv.at

Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere B2B‑Leistungen sowie – soweit anwendbar – für die Nutzung unserer Online‑Dienste. Produktspezifische Hinweise und Empfängerlisten können im Einzelfall im Angebot/Auftrag konkretisiert werden.