Datenschutz
für Flottenfuchs.at – ein Service der Scalemation e.U.
Gonzagagasse 16/28, 1010 Wien • UID: ATU80854014 • FN: 664423v
Kontakt: office@flottenfuchs.at
(Stand: 24.03.2026, v2)
1. Verantwortlicher
Scalemation e.U. (Flottenfuchs) Gonzagagasse 16/28, 1010 Wien, Österreich E-Mail: office@flottenfuchs.at Vertreten durch: Georg Weber
Scalemation e.U. ist nach österreichischem und europäischem Datenschutzrecht nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Für alle datenschutzrelevanten Anfragen steht Georg Weber unter office@flottenfuchs.at zur Verfügung.
2. Zwecke der Verarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken: Bereitstellung und Betrieb von Fuhrpark-Services (digitale Fahrzeug- und Vertragsverwaltung, Termin- und Pflichtenmanagement, Schaden- und Strafenmanagement, Reporting); Kommunikation, Terminorganisation und Eskalationen gemäß Kundenauftrag; Vertragsabwicklung, Abrechnung, Nachweis- und Dokumentationspflichten; IT-Sicherheit, Missbrauchsprävention und Rechtsdurchsetzung.
3. Kategorien personenbezogener Daten
Im Rahmen unserer Tätigkeit verarbeiten wir folgende Datenkategorien: Kundendaten (Ansprechpartner, Kontaktdaten, Organisationszuordnung); Fahrerdaten (Name, Kontaktdaten, Führerschein-Stammdaten wie Klassen und Gültigkeit, Teilnahme an Kontrollen und Unterweisungen); Fahrzeug- und Vertragsdaten (Kennzeichen, VIN, Versicherer, Leasing- und Serviceinformationen, Termin- und Prüfprotokolle); Schaden- und Verstoßdaten (Schadendetails, Fotos, Kostenvoranschläge, Bescheide, Fahrerzuordnung); Nutzungsdaten (System- und Zugriffsprotokolle, Kommunikations- und Ticketdaten); optional und je nach Auftrag Verbrauchs- und Telemetriedaten (sparsam, zweckgebunden).
4. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und -anbahnung) – insbesondere gegenüber Kunden und deren Fahrern und Ansprechpartnern; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) – für effiziente Fuhrparksteuerung, IT-Sicherheit, Nachweisführung und Rechtsdurchsetzung, mit Interessenabwägung zugunsten minimaler und zweckgebundener Verarbeitung; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung rechtlicher Pflichten), soweit zutreffend, insbesondere für steuerliche Aufbewahrungspflichten; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) – nur dort, wo erforderlich, etwa bei optionaler Telemetrie oder Marketing-Kommunikation.
5. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Zur Bereitstellung unserer Leistungen nutzen wir IT- und Cloud-Dienstleister, insbesondere Plattformen für Fuhrparkmanagement, Hosting-, Support- und Kommunikationsdienste. Diese Anbieter verarbeiten Daten ausschließlich in unserem Auftrag auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO.
Als Prozesspartner des Kunden können im Rahmen der Leistungserbringung weiters eingebunden werden: Werkstätten, Sachverständige, Mietwagen- und Logistikdienstleister, Versicherer und Leasinggesellschaften, Behörden (z.B. im Rahmen der Fahrerbenennung) sowie Rechtsdienstleister – stets nach Weisung des Kunden. Alle Empfänger werden vertraglich verpflichtet; Auftragsverarbeiter handeln weisungsgebunden.
Für die operative Kommunikation mit Fahrern kann der Dienst WhatsApp (Meta Platforms Ireland Ltd., Irland) eingesetzt werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen an effizienter Fuhrparksteuerung). Im Rahmen der Nutzung von WhatsApp können Metadaten an Meta Platforms Inc. (USA) übermittelt werden; diese Übermittlung erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO.
6. Übermittlungen in Drittländer
Ein Teil unserer beauftragten IT-Dienstleister hat seinen Sitz in Drittstaaten. Avrios International AG (Weststrasse 50, 8003 Zürich, Schweiz) verarbeitet Daten im Rahmen unserer Fuhrparkmanagement-Plattform. Die Schweiz verfügt über einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission gemäß Art. 45 DSGVO, sodass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist.
Weitere Übermittlungen in Drittstaaten ohne Angemessenheitsbeschluss sind nicht vorgesehen. Sollten sie ausnahmsweise erforderlich werden, erfolgen sie ausschließlich auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO, etwa Standardvertragsklauseln, und nach Information des Kunden.
7. Speicherdauer
Geschäfts- und Buchhaltungsdaten werden nach österreichischem Recht regelmäßig 7 Jahre aufbewahrt. Schaden- und Verstoßakten werden bis zur abschließenden Erledigung zuzüglich angemessener Verjährungsfristen gespeichert. Telemetrie- und Protokolldaten werden so kurz wie möglich aufbewahrt; operative Backups mindestens 30 Tage, Zugriffs- und Systemlogs mindestens 180 Tage. Längere Speicherungen erfolgen nur, soweit rechtlich erforderlich oder zur Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen notwendig.
8. Rechte der betroffenen Personen
Betroffene haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte: Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO); Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO); Löschung (Art. 17 DSGVO); Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO); Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO); Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO (Art. 21 DSGVO).
Anfragen richten Sie bitte an office@flottenfuchs.at. Wir reagieren innerhalb von 30 Tagen. Bei offenkundig unbegründeten oder exzessiven Anfragen können Gebühren verlangt werden (Art. 12 Abs. 5 DSGVO).
9. Sicherheitsmaßnahmen (TOMs)
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der verarbeiteten Daten, insbesondere: rollen- und berechtigungsbasiertes Zugriffskonzept nach dem Need-to-know-Prinzip, soweit möglich mit Multi-Faktor-Authentifizierung; Verschlüsselung bei Transport und Speicherung (plattformabhängig); regelmäßige Rechte-Reviews und Protokollierung; Backup- und Restore-Prozesse sowie Endgerätesicherheit (Verschlüsselung und MDM); Mitarbeiterschulungen und dokumentierte Incident-Prozesse.
10. Cookies und Online-Dienste
Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website erforderlich sind. Diese Cookies speichern keine personenbezogenen Daten über das für den Betrieb notwendige Maß hinaus und erfordern keine Einwilligung. Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies werden nicht eingesetzt.
Server-Logs (IP-Adresse, Zeitstempel, Request-Daten) werden ausschließlich zur Gewährleistung von Betrieb und Sicherheit verarbeitet und nach kurzen Fristen gelöscht. Kommunikationsdienste (E-Mail, App, Portal) verarbeiten Nutzungs- und Metadaten zur Ticketbearbeitung und Nachweisführung.
11. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Die Bereitstellung bestimmter Daten ist für die Vertragserfüllung erforderlich, insbesondere Fahrer- und Fahrzeugstammdaten, Termine und Nachweise. Ohne diese Daten können Leistungen ganz oder teilweise nicht erbracht werden.
12. Automatisierte Entscheidungen und Profiling
Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Analysen und Reports dienen ausschließlich der Effizienz- und Compliance-Steuerung des Fuhrparks.
13. Anfragen und Beschwerden
Für Datenschutzanliegen wenden Sie sich bitte an: office@flottenfuchs.at
Sie haben weiters das Recht, sich bei der österreichischen Datenschutzbehörde zu beschweren: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien Telefon: +43 1 52 152-0 | E-Mail: dsb@dsb.gv.at |www.dsb.gv.at