für Flottenfuchs.at – ein Service der Scalemation e.U.
Gonzagagasse 16/28, 1010 Wien • UID: ATU80854014 • FN: 664423v
(Stand: 21.10.2025, v1)
Geltungsbereich und Vertragsparteien
1.1 Diese AGB regeln sämtliche Verträge zwischen Scalemation e.U. (nachfolgend „Anbieter“ oder „Flottenfuchs“) und Unternehmern iSd § 1 UGB (nachfolgend „Kunde“). Verträge mit Verbrauchern iSd KSchG werden nicht geschlossen.
1.2 Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.
1.3 Rangfolge: Vorrangig gelten Einzelvertrag/Angebot (inkl. Auftragsbestätigung), sodann diese AGB, anschließend Leistungsbeschreibungen/Anlagen und Preislisten.Haftung für Links
Verweise und Links auf Webseiten Dritter liegen ausserhalb unseres Verantwortungsbereichs Es wird jegliche Verantwortung für solche Webseiten abgelehnt. Der Zugriff und die Nutzung solcher Webseiten erfolgen auf eigene Gefahr des Nutzers oder der Nutzerin.
Leistungen und Leistungsgrenzen
2.1 Der Anbieter erbringt organisatorische Fuhrpark ‑ Dienstleistungen gemäß den gebuchten Paketen Basis, Komfort und Premium sowie den Zusatzleistungen (gemeinsam „Leistungen“).
2.2 Der Anbieter ist keine Bank, Leasinggesellschaft, Werkstatt, Autohaus oder Hersteller. Er erbringt keine Rechtsberatung, keine hoheitliche Vertretung, keine Reparatur- oder Garantieleistungen. Soweit nicht ausdrücklich anders vereinbart, trifft der Kunde die finalen Entscheidungen (Freigaben, Budget, Policy-Setups).
2.3 Im Komfort‑ & Premium- Paket übernimmt der Anbieter zusätzlich die aktive Terminorganisation und Nachverfolgung für Führerscheinkontrollen, Unterweisungen, Unfallverhütungsvorschrift („UVV“)/§57a („Pickerl“) gemäß SLA‑Anhang A.
Onboarding, Ablehnung und Änderungen
3.1 Voraussetzung für die Leistungserbringung sind vollständige und korrekte Fahrzeug‑, Fahrer‑ und Vertragsdaten sowie die erforderlichen Systemzugänge.
3.2 Der Anbieter kann Aufträge ablehnen oder aussetzen, wenn Daten fehlen/ungenügend sind oder die Leistung in der erwarteten Qualität nicht erbracht werden kann.
3.3 Soweit in der Auftragsbestätigung angekündigt, gilt der übermittelte Leistungsumfang als genehmigt, wenn der Kunde nicht binnen 5 Arbeitstagen schriftlich widerspricht („Silence is consent“).
3.4 Änderungen des Leistungsumfangs (Change Requests) werden nach Stundensatz gemäß Preisliste abgerechnet; Freigaben erteilt der Kunde. Budget‑/Freigabegrenzen werden schriftlich festgelegt.
Rollen, Verantwortlichkeiten und Mitwirkung
4.1 Halterstellung: Der Kunde bleibt Halter/Zulassungsbesitzer seiner Fahrzeuge und trägt die daraus resultierenden Pflichten. Der Anbieter erbringt unterstützende Organisations- und Managementleistungen; eine Übernahme hoheitlicher Halterpflichten erfolgt nicht.
4.2 Verantwortungsübernahme im Service: Innerhalb des vertraglich vereinbarten Scopes (insb. Komfort‑ & Premium- Paket) organisiert der Anbieter Fristen, Termine, Erinnerungen, Eskalationen und Dokumentationen. Etwaige Kompensationen bei Versäumnissen richten sich nach Anhang A.
4.3 Mitwirkungspflichten: Der Kunde stellt alle notwendigen Informationen/Nachweise rechtzeitig und richtig zur Verfügung, meldet Änderungen (Ein‑/Austritte, Fahrerwechsel, Adressänderungen) innerhalb von 5 Arbeitstagen, stellt Fahrzeuge zu Prüfungen/Services bereit oder beauftragt Hol‑&‑Bring und meldet Schäden/Strafverfügungen binnen 36 Stunden.
4.4 Der Kunde stellt erforderliche Vollmachten für Werkstätten, Versicherer, Leasinggeber oder Behörden bereit, sofern dies für die Leistungserbringung notwendig ist.
Servicezeiten, Kommunikation und Eskalation
5.1 Office Hours: Montag bis Freitag 08:00–17:00 Uhr (CET/Wien); ausgenommen in Wien geltende gesetzliche Feiertage.
5.2 Reaktionszeiten (innerhalb der Office Hours): P1 (kritisch) – Erstreaktion ≤ 24 h; P2 – ≤ 48 h; P3 – ≤ 5 Arbeitstage.
5.3 Kommunikationskanäle: E‑Mail (office@flottenfuchs.at), App/Portal, Telefon. Schriftliche Kommunikation dient als maßgeblicher Nachweis.
5.4 Eskalation: 1. Fahrer; 2. Vorgesetzte/r; 3. Fuhrparkleitung; 4. Geschäftsführung; weitere Details siehe Anhang A.
Drittsoftware und Systemverfügbarkeit
6.1 Der Anbieter erbringt die Leistungen unter Nutzung marktüblicher Drittplattformen für Fuhrparkmanagement sowie begleitender Cloud‑/IT‑Dienste. Der Anbieter stellt die hierfür erforderlichen Lizenzen/Zugänge bereit; dem Kunden können Leserechte bzw. Dashboard‑Zugriffe in einem vom Anbieter ausgewählten System eingeräumt werden. Ein Anspruch auf Einsatz eines bestimmten Herstellers oder einer bestimmten Plattform besteht nicht.
6.2 Angaben zu Verfügbarkeit und Performance der eingesetzten Drittplattformen beruhen auf deren jeweiligen Bedingungen. Der Anbieter schuldet Service Levels ausschließlich für seine eigenen Leistungen gemäß Anhang A; eine Garantie für die Verfügbarkeit oder Leistungsdaten von Drittplattformen wird nicht übernommen. Die Leistungsverpflichtung des Anbieters ist davon nicht betroffen und besteht auch trotz Ausfall der eingesetzten Drittplattformen unverändert weiter.
6.3 Der Anbieter ist berechtigt, die eingesetzten Systeme jederzeit durch gleichwertige Lösungen zu ersetzen oder anzupassen, soweit hierdurch der vereinbarte Leistungsumfang nicht wesentlich beeinträchtigt wird. Über wesentliche Änderungen, die den Zugang des Kunden betreffen, informiert der Anbieter rechtzeitig.
6.4 Operative Datensicherungen und Protokollierungen werden in einem dem Leistungsumfang angemessenen Rahmen geführt. Umfang und Aufbewahrungsdauern ergeben sich aus den jeweils gültigen betrieblichen Richtlinien des Anbieters.
Pflichtenmodule (Auszug)
7.1 Führerscheinkontrolle: Die Führerscheinkontrolle erfolgt in der Regel halbjährlich. Abweichungen sind schriftlich zu vereinbaren. Nach drei erfolglosen Aufforderungen darf der Anbieter den Vorgang an die Geschäftsführung des Kunden eskalieren.
7.2 UVV/Unterweisungen/§57a‑Pickerl: Der Anbieter koordiniert im Namen und auf Weisung des Kunden je nach gewähltem Paket die Durchführung von UVV-Prüfungen, Fahrerunterweisungen und § 57a-Überprüfungen durch Sachkundige, Prüforganisationen oder Werkstätten. Der Anbieter übernimmt dabei keine eigene Prüf- oder Entscheidungsverantwortung.
7.3 Strafenmanagement: Der Anbieter übernimmt die administrative Zuordnung, Fristenkontrolle und Dokumentation von Verwarnungen und Bußgeldern. Eine rechtliche Vertretung oder Rechtsmittelführung erfolgt nicht. Fahrerbenennungen basieren auf den vom Kunden übermittelten Angaben und Vollmachten.
7.4 Schadenmanagement: Der Anbieter übernimmt die organisatorische Abwicklung von Schäden – einschließlich Aufnahme, Dokumentation, Deckungsprüfung nach Aktenlage, Einreichung bei Versicherern sowie Werkstatt- und Gutachterkoordination. Eine rechtliche Beratung oder Vertretung erfolgt nicht.
7.5 Hol‑&‑Bring/Ersatzmobilität: Der Anbieter organisiert auf Wunsch Hol- und Bringservices sowie Ersatzfahrzeuge. Bei Eigenleistung gelten Übergabe-/Übernahmeprotokolle; bei Partnern deren Geschäftsbedingungen. Eine Vorfinanzierung durch den Anbieter erfolgt nicht (vgl. Ziff. 11).
Beschaffung & Vergaben
8.1 Leistungsbild und Rolle: Der Anbieter unterstützt den Kunden bei Auswahl und Beauftragung von Fahrzeugen und relevanten Leistungen. Je nach Vereinbarung handelt der Anbieter als Vermittler (Vertragsabschluss direkt zwischen Kunde und Lieferant) oder als Einkaufsbevollmächtigter im Namen und auf Rechnung des Kunden. Umfang von Vollmachten sowie Budget‑/Freigabegrenzen werden schriftlich festgelegt.
8.2 Freigaben/Budget: Vor verbindlichen Bestellungen holt der Anbieter die Freigabe des Kunden im vereinbarten Verfahren ein. Kostenobergrenzen dürfen nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung überschritten werden. Soweit nicht anders vereinbart, bleibt der Vertragspartner des Lieferanten der Kunde.
8.3 Neutralität: Angebote werden anbieterneutral eingeholt und bewertet; die Entscheidung trifft der Kunde.
8.4 Termine/Verzug: Angaben zu Verfügbarkeit, Preisen und Lieferterminen beruhen auf Lieferanteninformationen und stellen keine Zusicherung dar. Der Anbieter garantiert keine Liefer-/Terminfristen von Drittpartnern und haftet nicht für Verzug oder Störungen in der Sphäre von Händlern, Herstellern, Logistik. Ansprüche hieraus sind gegenüber dem jeweiligen Lieferanten geltend zu machen. Der Anbieter übernimmt Koordination, Nachverfolgung und Information.
Preise, Abrechnung und Spesen
9.1 Preismodell: Die Abrechnung erfolgt auf Basis von Paketpreisen pro Fahrzeug und Monat. Zusätzlich wird eine einmalige Setup-Gebühr von € 149 pro Fahrzeug verrechnet.
9.2 Abrechnung: Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus. Das Zahlungsziel beträgt 14 Tage netto.
9.3 Verzug: Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Verzugszinsen gemäß § 456 UGB sowie angemessene Mahn- und Betreibungskosten. Aufrechnungen oder Zurückbehaltungen sind nur bei unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen zulässig.
9.4 Indexierung: Die Preise werden jährlich zum 1. Jänner anhand des Verbraucherpreisindex (VPI 2020, Statistik Austria) angepasst, maximal jedoch um 8 % pro Jahr.
9.5 Spesen: Reise-, Kilometer-, Warte-, Kurier-, Park- und Mautkosten werden nach tatsächlichem Aufwand gemäß Preisliste oder Belegen verrechnet.
9.6 Storno/No‑Show: Derzeit keine Pauschalen; tatsächlich angefallene Drittkosten können weiter verrechnet werden.
9.7 Anpassung bei Fahrzeugänderungen: Der Vertragsumfang und die monatlichen Gesamtpreise passen sich automatisch an, wenn der Kunde Fahrzeuge hinzufügt oder entfernt. Neue Fahrzeuge werden mit dem jeweils gewählten Paketpreis gemäß aktueller Preisliste ab dem Monat der Aktivierung verrechnet; abgemeldete Fahrzeuge ab dem Folgemonat nicht mehr. Der Anbieter dokumentiert Zu- und Abgänge transparent im monatlichen Reporting bzw. der Abrechnung.
Zahlungsflüsse und Vorfinanzierung
10.1 Grundsatz: Der Anbieter finanziert keine Drittleistungen vor. Reparaturen, Ersatzfahrzeuge, Gutachten, Gebühren und sonstige Drittleistungen sind direkt vom Versicherer, Leasinggesellschaften bzw. vom Kunden zu bezahlen. Der Anbieter wirkt auf Direktverrechnung zwischen Partner und Versicherer, sowie Kunde hin.
10.2 Abweichend hiervon kann eine Vorkasse ausnahmsweise nach vorheriger schriftlicher Freigabe erfolgen (Fall‑ und Jahres‑Cap; Sicherheitsleistung/Abtretung; Handling‑Fee) gemäß Anhang A. Straf‑/Verwaltungsgebühren werden nicht vorfinanziert.
Nutzungsrechte, Referenzen
11.1 Der Kunde erhält einfache, nicht übertragbare Nutzungsrechte an Reports oder Dashboards für interne Zwecke. Eine Weitergabe an Dritte ist nur zulässig, soweit dies zur Beratung oder Prüfung erforderlich ist und Vertraulichkeit gewahrt bleibt; Reverse Engineering ist untersagt.
11.2 Referenzen: Name und Logo des Kunden dürfen nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung verwendet werden (Opt-In). Case Studies oder Zitate bedürfen jeweils einer Inhaltsfreigabe. Ein Eindruck einer Empfehlung oder Partnerschaft wird nicht erweckt; Brand-Guidelines des Kunden werden beachtet.
Vertraulichkeit
12.1 Beide Parteien behandeln sämtliche im Rahmen des Vertrags bekanntwerdenden Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse vertraulich.
12.2 Bei schuldhaftem Verstoß schuldet die verletzende Partei eine Vertragsstrafe von € 10.000; die Geltendmachung weitergehender Schäden bleibt vorbehalten.
12.3 Die Vertraulichkeitspflichten gelten 3 Jahre über das Vertragsende hinaus.
Haftung und Freistellung
13.1 Der Anbieter haftet nach den gesetzlichen Bestimmungen; ausgeschlossen sind jedoch – soweit rechtlich zulässig – entgangener Gewinn, mittelbare Schäden und Störungen in Daten-/Kommunikationsnetzen Dritter. Unberührt bleiben Haftung für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit und Personenschäden.
13.2 Haftungshöchstgrenze: Die Haftung des Anbieters ist – soweit gesetzlich zulässig – auf den Betrag der vom Kunden in den letzten 12 Monaten vor dem Schadensfall gezahlten Vergütung pro Schadensfall und insgesamt pro Jahr begrenzt.
13.3 Versicherung: Der Anbieter verpflichtet sich, binnen 60 Tagen ab Vertragsbeginn eine Vermögensschaden-Haftpflicht (mind. € 1.000.000 je Fall/€ 2.000.000 p. a.) und eine Cyber‑Versicherung (mind. € 1.000.000) abzuschließen und auf Anfrage durch Zertifikat nachzuweisen.
13.4 Freistellung: Der Kunde stellt den Anbieter von Ansprüchen frei, die auf rechtswidrigen Inhalten/Anweisungen des Kunden beruhen (z. B. unzutreffende Fahrerbenennung). Die Freistellung umfasst angemessene Rechtsverfolgungs‑/Verteidigungskosten. Keine Freistellung bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit des Anbieters oder Ausführung offensichtlich rechtswidriger Weisungen.
Laufzeit, Kündigung und Sperre
14.1 Jahresvertrag: Erstlaufzeit 12 Monate mit einer automatischen Verlängerung um jeweils 12 Monate, sofern nicht mit 3 Monaten Frist zum Laufzeitende schriftlich gekündigt wird.
14.2 Monatsvertrag (Option): Mindestvertragsdauer: 3 Monate. Danach kann der Vertrag mit einer Frist von 1 Monat jeweils zum Monatsletzten gekündigt werden. Monatliche Tarife können preislich von Jahresverträgen abweichen.
14.3 Außerordentliche Kündigung: u. a. bei wesentlicher Pflichtverletzung nach erfolgloser 14‑tägiger Nachfrist, erheblichem Compliance‑Verstoß, Zahlungsverzug > 30 Tage, Einleitung eines Insolvenzverfahrens oder Ereignissen höherer Gewalt mit Dauer > 30 Tage (Ziff. 16).
14.4 Sperrrechte: Bei Zahlungsverzug oder gravierender Nichtmitwirkung darf der Anbieter einzelne Leistungen vorübergehend einschränken/aussetzen (der Datenzugriff des Kunden bleibt unberührt) nach vorheriger Androhung mit 5 Arbeitstagen Frist.
Höhere Gewalt
Keine Partei haftet für Leistungsstörungen aufgrund von Ereignissen außerhalb ihrer zumutbaren Kontrolle (insb. Naturereignisse, Krieg/Terror, Pandemien/Behördenakte, großflächige Energie‑/Netz‑/Cloud‑/Plattform Ausfälle, rechtmäßige Streiks). Die betroffene Partei informiert die andere unverzüglich, ergreift angemessene Maßnahmen zur Schadensminderung und nimmt die Leistung nach Wegfall unverzüglich wieder auf; SLAs ruhen. Dauert das Ereignis länger als 30 Kalendertage, ist eine teilweise oder gesamte außerordentliche Kündigung ohne Schadenersatz möglich.
Reporting, Nachweise und Abnahme
16.1 Formate: PDF oder Online-Dashboard; elektronische Protokolle oder Zeitstempel gelten als Beweismittel.
16.2 Frequenz: Das Basispaket beinhaltet ein monatlich oder vierteljährliches Reporting; Das Komfortpaket beinhaltet ein quartalsweises Reporting (Komfort umfasst auch die Basisleistungen). Das Premiumpaket beinhaltet ein gemeinsam mit dem Kunden maßgeschneidertes Reporting.
16.3 Abnahme: Reports gelten als genehmigt, wenn keine schriftliche Mängelrüge binnen 3 Arbeitstagen eingeht.
Exit, Datenportabilität und Löschung
17.1 Standard-Export: Nach Vertragsende stellt der Anbieter binnen 90 Tagen einen kostenfreien Standard-Export (CSV/XLSX/PDF, ZIP) bereit.
17.2 Migrationsunterstützung: Auf Wunsch Unterstützung (Mapping, API‑Koordination, Test‑Import, Validierung) zu € 125/h (exkl. USt), Cap € 1.890 je Migration; Mehrleistungen nur nach vorheriger schriftlicher Freigabe.
17.3 Löschung: Nach Abschluss des Exports werden die beim Anbieter vorhandenen Kundendaten fristgerecht gelöscht oder anonymisiert; eine Löschbestätigung wird auf Anfrage bereitgestellt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
17.4 Ein Zurückbehaltungsrecht an Daten besteht nicht.
Änderungen der AGB
18.1 Der Anbieter kann diese AGB aus sachlichem Grund (Rechts‑, Preis- oder Technikänderungen, neue Leistungen, organisatorische Anpassungen) ändern. Änderungen werden 30 Kalendertage vor der Wirksamkeit mitgeteilt.
18.2 Widerspricht der Kunde fristgerecht, gelten die bisherigen AGB fort; der Anbieter kann den Vertrag zum Monatsende kündigen. Bei wesentlichen nachteiligen Änderungen steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zu.
Schlussbestimmungen
19.1 Anwendbares Recht/Gerichtsstand: Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss von Kollisionsnormen und UN-Kaufrecht; ausschließlicher Gerichtsstand ist Wien.
19.2 Schriftform: Änderungen/Ergänzungen bedürfen der Schriftform; E-Mail genügt, soweit nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist.
19.3 Salvatorisch: Sollten Bestimmungen unwirksam sein oder werden, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam; anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt eine wirksame, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.
Anhang A – Service Level, Eskalationen und Kompensation
A.1 Office Hours & Prioritäten
Office Hours: Mo–Fr 08:00–17:00 (Europa/Wien), ausgenommen gesetzliche Feiertage in Wien.
Prioritäten: P1 (kritisch, Compliance‑relevant ≤ 7 Tage fällig), P2 (hoch), P3 (normal).
Erstreaktion: P1 ≤ 24 h, P2 ≤ 48 h, P3 ≤ 5 Arbeitstage.
A.2 Erinnerungen & Eskalationen (Fristenservices)
Reminder: 6 Wochen, 3 Wochen, 1 Woche, 3 Tage vor Fälligkeit.
Eskalation: 1. Fahrer; 2. Vorgesetzte/r (+2 Arbeitstage); 3. Fuhrparkleitung (+2 Arbeitstage); 4. Geschäftsführung (+2 Arbeitstage). Alle Schritte werden mit Zeitstempel dokumentiert.
Voraussetzungen: vollständige Daten ≥ 14 Kalendertage vor Fälligkeit; Fahrzeugbereitstellung oder Terminwahrnehmung.
A.3 Kompensation bei Terminversäumnissen
Standard: Keine Erstattung von Bußgeldern oder Strafen. Bei ausschließlich vom Anbieter zu vertretenden Versäumnissen kann eine Service‑Gutschrift bis 50 % einer Monatsgebühr, max. € 150 je Fall, gewährt werden.
SLA „Compliance Commitment“ (optional): Erstattung behördlicher Organmandate oder Bußgelder bis € 200 je Fall, Cap € 1.000 p. a./Kunde, zuzüglich Service‑Gutschrift in Höhe 1 Monatsgebühr des betroffenen Moduls; nur bei vollständiger Mitwirkung und ohne Drittausfall oder No‑Show.
Add‑on „Compliance Shield“ (optional): Erstattung bis € 500 je Fahrzeug/Jahr, Cap € 4.000 p. a./Kunde, Selbstbehalt € 50 je Fall; übrige Voraussetzungen wie vorstehend.
Ausschlüsse: verspätete oder fehlerhafte Daten, No-Shows, externe Unmöglichkeit (Werkstatt/Behörde/Plattform), technisch nicht vorführbereites Fahrzeug, höhere Gewalt.
A.4 Hol‑&‑Bring (Eigenleistung)
Übergabe oder Übernahme gegen Protokoll (Zustandsfotos, Kilometer‑Stand, Tank, Zubehör). Gefahrübergang beim Anbieter nur für die Dauer des tatsächlichen Transports oder der Obhut; im Übrigen gelten die Haftungsgrenzen der AGB.
A.5 Vorfinanzierung:
Optional nach Freigabe: Fall‑Cap € 500, Jahres‑Cap € 3.000; Handling‑Fee 3 %, mind. € 25; Sicherheiten/Zession erforderlich; Erstattung durch den Kunden binnen 5 Aarbeitstage nach Rechnung.